HiHo
als Orga von bereits 7 großen V Jahres Treffen und unzähligen kleinen Treffen kann ich nur sagen:
@Wddreich:
In der Ruhe liegt die Kraft
und
viele Köche verderben den Brei.
Daher: Es sind noch Wochen Zeit und der Wirt oder wer auch immer kann auch noch 8 Wochen vor dem Event zusagen, weil er will ja Euer Geld

und mach dein Konzept ohne große Abstimmerei und ziehs durch.
Bitte versteh dies als ernstgemeinten Tipp.
PS: Sollte mein Sprinterkauf mit Rennsprinters Hilfe Realität werden, mach ich auch mal ein Sprinter Treffen, so ca 2010.